什么是ISO体系

ISO体系是国际标准化组织为促进国际间的合作和标准的统一，按照一定程序发布的一系列标准的总称。

ISO文件管理的困境

审核不规范

刚通过认证时情况良好，但随着时间推移和人员变动，经常出现编审不按流程规范而导致失控的情况。

版本混乱

新版本发放后旧版本回收困难，工作量繁杂，经常出现新旧版本同存的状况，造成不必要的损失。

查询困难

随着文件增多，如何快速调阅是比较困难的事，而且文件还需要关联许多其他文档，查找费时费力。

无法及时发放

经常发生不能及时发放的现象，或者由于缺乏及时的通知或工作遗漏，造成发放后的接收不及时。

解决方案 – ISO文控管理

管控流程

遵循ISO体系文控管理的标准，提供强大的流程管理和文件全生命周期管理，使用电子化流程规范ISO文件的内控过程。

  • 规范了ISO文件的编制、修改、审核、分发、收回、借阅、销毁等的全过程

  • 支持流程定制，根据企业实际需求，调整或修改流程

  • 多级流程策略设置，对不同的文件分类设置不同的审批流程

  • 支持串签、并签、会签等多种流程形式

编制审批

  • 表单灵活性高，可自定义审批节点、审批负责人
  • 支持表单自定义，可定义表单的字段等内容
  • 支持自定义审批模块，步骤、审批人员都可灵活设置
  • 支持手机微信、钉钉推送审批消息，实现移动办公

分发收回

  • 支持电子分发、纸质分发等多种模式
  • 电子分发可限定分发期限，过期失效
  • 通过流程控制收回电子文档和纸质文档
  • 详细记录所有分发、收回操作

回顾

  • 对受控文件设置提醒，定期回顾
  • 回顾文件通过审批后，可延期使用
  • 回顾文件通过审批后，可处理文件过期
  • 回顾文件通过审批后，确认文件需要修改，让文件失效

借阅

  • 由用户自主填写表单发起借阅申请
  • 在线查看、打印PDF、下载PDF、打印原件、下载原件
  • 限时查看，超过借阅期限自动收回
  • 实体文件借阅：查看原件、借用复印件、借用原件

废止

  • 可自定义文件的废止日期，到期自动废止
  • 文件废止申请通过后，系统发送消息给知会人员
  • 通过废止审批的文件自动加上已失效标签
  • 废止文件自动存档到指定位置

意见处理

  • 提交表单，就具体文件提出处理意见
  • 文件管理员根据实际情况，决定采纳或拒绝该则处理意见
  • 意见的提出、采纳、拒绝通过表单规范化跟踪
  • 系统自动记录意见的处理结果

文件库存储

文件分类存放，结合属性扩展、全文搜索、权限控制、版本管理等功能实现统一管理。

  • 按文件夹导航有序存放各类入库文件

  • 采用编号规则自动生成编号，并支持编号规则定制

  • 全文搜索配合权限控制，在快速调阅文件的同时保证文件安全性

  • 版本管理保证调阅的都是最新版的文件，同时又能追溯历史版本

直接分发到工位

全称电子化处理，减少人工，降低泄密风险。

  • 事先设定推送时间及推送文档内容，无须手工分发签收

  • 无须全文档分发，设置工位对应页码，仅分发部分页面内容

  • 生产完成系统自动收回

  • 电子化管理，减少人工，降低泄密风险

统计报表

各位统计报表展示、导出，支持扩展和定制。

  • 借阅信息统计：历史借阅信息、未批准借阅、未归还借阅、逾期未还借阅

  • 文件报表统计：每个文件夹文件数、借出数、逾期未归还数

  • 实体文件借出统计：全部借出的实体文件、逾期未归还的文件

  • 文件分发待签统计、收回待签统计

即刻开启系统演示之旅

系统演示