企业文档管理系统和OA都属于企业管理软件,由于对这两个概念模糊不清,很多企业在选择管理软件时绕了很多圈子,最后可能还是没找到合适自己企业需求的管理软件。今天就给大家解析企业文档管理系统与OA的区别和联系。

企业文档管理系统与OA的区别:

要弄清两者的区别首先要弄清两者的定义。

文档管理系统简称DMS或CMS,是基于文档管理的定制软件。通过使用企业文档管理系统实现企业文档聚合、文档权限的控制、文档分享、文档跟踪、文件保护等,目的在于为企业营造一个安全,透明的文档环境,积累并保护企业文档财富。

OA是办公自动化的简称,是针对企业工作流程开发设定,能够实现办公事务的自动化处理。例如企业文件审批、绩效考核、工作报表流程等,能够有效第提高企业的办公效率、节约企业的办公成本,实现移动办公。

企业文档管理系统与OA的联系:

OA的概念起源要比文档管理系统早,数据显示,60%的企业用户知道OA,少于30%的企业用户知道企业文档管理系统。因此,大部分企业在选择办公管理 类软件时,第一索引词就是OA。可就目前的发展来看,一套独立存在的OA系统对于企业实现信息办公化是极及薄弱的。单纯的OA无法控制企业非结构化数据, 若要有效规范地管理企业的信息数据,OA必须其他各类管理系统例如CRM系统、ERP系统等集成,让数据集中管理、展现。OA与企业文档管理系统互不包 含,但是企业若想提高自身的办公效率,OA与企业文档管理系统缺一不可。

当企业的信息化进展了完成了核心业务的各类管理系统(财务管理、物流管理、MRP、HR、OA.),我们的业务部门仍然感觉效率并没有被提高,内部的会议仍然不断。

原因何在?

我仅从信息管理的角度来解释,大家就会发现,我们的各类管理系统仅对企业的结构化数据(存储在数据库里,可以用二维表结构来逻辑表达实现的数据)进行有效的管理,而对于业务部门来说,在工作过程中大量的工作内容是大量的单据、报表、报告、图纸、合同、邮件等等这些非结构的数据。

当然,大部份的企业管理者和CIO们并没有认识到这个问题的存在,他们认为这些内容是已经被有效管理起来了,我们的单据和报表等是从某业务系统里生成并管理的;我们的邮件有邮件系统;我们的图纸在研发部已经有服务器来存储管理,甚至加密;并且我们做了桌面备份,后台备份等等大量的管理。

然而对于业务部门来说,用户在使用这些结构化数据和非结构化数据时候不是单一的,业务部门要完成一个完整的业务流程,要从不同的业务系统中存取结构化数据,然后又要生成不同的非结构化数据,并且结构化数据和非结构化数据都是一个完整的业务过程中不可缺少的。从结构化数据角度,很多企业都在进行系统的整合,避免信息孤岛,但在进行整合的过程解决了结构化数据的交互,但忽略了非结构化数据,非结构化数据仍然存储各自的应用系统中,不同的业务部门中;也就是说应用系统的不停整合过程又产生了更大的信息孤岛——非结构化数据的信息孤岛。

那么原因分析出来了,那么这样的原因产生的原因又是为什么呢?我认为罪魁祸首是一个叫OA的东西,关于OA的起源发展和问题可以参考百度百科:http://baike.baidu.com/view/9490.htm,我就不多说了,只提几点我的认识:

1,OA是中国独有的,为什么只有中国才有,因为并没有一个成型的软件可以满足中国政府的收发文等特有业务应用的软件,所以在中国产生了OA,简单可以理解为OA是中国政府的ERP,很有意思吧;

2,OA在企业的应用基本上是没有成功的,当然很多企业看重的是OA的高性价比,价格便宜并且提供了很多很多的功能,但我们发现这很多很多的功能对于企业来说只要一深入具体的业务就会发现一无是处;

3,我认为企业真正需要的OA是一个Portal(门户)+BPM(业务流程)+ECM(企业内容管理)的具体应用。

4,分析到这,很多人告诉我,OA里都有门户,流程,文档管理的功能,我这里就不去多讲了,还有第2点说的那个问题,这些功能都无法满足企业的实际业务需求。但很多企业管理者和CIO在上OA之前,他们是并不了解这些的。

如果说到这里,你还不认同我的观点,我认为有几种可能:

1,你是个彻彻底底的管理者或IT工作者,你并不知道民间疾苦,并不知道你们的业务部门在用着一个多么艰苦的软件在工作着。

2,贵公司已经可以政府化了,不然难道我们可以用政府的方式在管理一个符合现代企业制度的企业吗?

3,信息化对贵公司来说并不重要或者并不被重视,你们不会把这些应用延伸到业务上。

我上面引出了三个概念:Portal、BPM和ECM,Portal和BPM有很多文章已经提及,我最后讲一下什么ECM,你一定会问我什么ECM?

ECM(企业内容管理)是一种战略、方法和工具来帮助企业获取、存储、管理、保护、呈现与企业组织流程相关的内容以及文档。

说白了,ECM就是在帮企业解决我最开始说的那个更大的信息孤岛:非结构化数据的信息孤岛。仔细理解这个定义的三段内容,我想你就会有答案了。